Vi è mai capitato di parlare con qualcuno e non riuscire a fargli capire il messaggio che volevate trasmettergli?
Forse la ragione è che non stavate comunicando efficacemente! L’obiettivo della comunicazione efficace, infatti, è il successo del trasferimento dei contenuti del nostro messaggio.
Una buona comunicazione è fondamentale per costruire legami e consolidare relazioni, ma comunicare in modo perfetto e lineare non è semplice. Si tratta di una pratica che va affinata progressivamente attraverso lo studio e l’esercitazione.
Tuttavia, siamo fortunati! Esistono numerosi libri e saggi che spiegano come comunicare al meglio il nostro messaggio. Tra questi troviamo il manuale Effective Public Relations (1953), scritto dal professor Scott M. Cutlip della University of Winsconsin. Egli identificò sette caratteristiche fondamentali della comunicazione efficace, conosciute come The 7 C’s of Communication (le 7 C della Comunicazione). Sono sette semplici concetti che, se applicati, possono aiutarci a sviluppare e migliorare notevolmente le nostre capacità comunicative. Analizziamoli insieme!
1- Completezza (Completeness)
Per essere efficaci, dovete essere esaurienti, cioè far sì che il vostro messaggio contenga tutte le informazioni necessarie al ricevente per analizzare una situazione, compiere una scelta, valutare le vostre competenze o risolvere un problema. A tal fine, è importante che non generiate dubbi o domande nel vostro interlocutore. Comunicare in modo completo vi permetterà di raggiungere i vostri obiettivi in modo più rapido, poiché il ricevente avrà già a disposizione tutte le informazioni per prendere le proprie decisioni.
2- Concisione (Conciseness)
Essere concisi non significa essere brevi! Assicuratevi di comunicare solo le informazioni utili e pertinenti al messaggio, evitando dettagli superflui e manierismi. La concisione favorisce l’immediatezza della comunicazione e permette sia a voi che al vostro interlocutore di concentrarvi solo sulle informazioni essenziali, senza distrarvi.
3- Considerazione (Consideration)
Per comunicare in modo efficace, è assolutamente necessario che rispettiate la sensibilità del vostro interlocutore e che ne consideriate il punto di vista, le richieste e lo stato d’animo. Modulate il vostro messaggio in base alla persona che avete davanti – ad esempio, tenendo presente se vi state rivolgendo a un bambino, un adulto o un anziano – utilizzando argomenti ed esempi più vicini alla sua esperienza: in questo modo, il vostro interlocutore comprenderà e assimilerà le informazioni e i concetti in modo più facile e veloce.
4- Concretezza (Concreteness)
Basate la vostra comunicazione su dati e fatti concreti, esperienze vissute e lavori tangibili per supportare i contenuti del vostro messaggio. Essere concreti significa anche essere in grado di rispondere in modo puntuale a tutte le domande. Se sarete concreti, permetterete al ricevente di comprendere più a fondo il vostro messaggio, e vi renderete più credibili e attendibili ai suoi occhi.
5- Cortesia (Courtesy)
Siate sempre educati e gentili. Non aggredite l’interlocutore imponendo il vostro pensiero e non forzate una risposta. Se sarete cortesi, predisporrete al meglio chi vi ascolta e la conversazione sarà costruttiva e positiva. L’essere cortesi implica anche il rispettare i valori e la cultura dell’altro, nonché l’adattare il proprio registro linguistico all’interlocutore stesso.
6- Chiarezza (Clearness)
Un’altra delle caratteristiche della comunicazione efficace è la chiarezza, ovvero la specificità del messaggio. Dovete far sì che il messaggio che volete trasmettere – che è l’obiettivo della comunicazione – sia totalmente chiaro; per farlo, dovete utilizzare un linguaggio cristallino, diretto e immediato e utilizzare la terminologia appropriata, che riduce al minimo confusione e ambiguità.
7- Correttezza (Correctness)
Prestate sempre molta attenzione alla forma! Una comunicazione senza errori grammaticali e sintattici aumenterà la vostra credibilità, e, di conseguenza, quella del vostro messaggio. Inoltre, dovete tener presente che un errore grammaticale sposterebbe l’attenzione dell’interlocutore dal messaggio all’errore stesso, rendendo così la comunicazione meno efficace e d’impatto.
In fin dei conti le 7 C della Comunicazione non rappresentano altro che semplici concetti che, se applicati, renderanno più chiari e semplici i vostri messaggi e con essi la vostra vita quotidiana.
Voi quanti ne applicate già? E su quali invece dovete ancora lavorare?
E ora dai un’occhiata agli altri miei articoli!
Federica Porchera 